Gasto en EPI disparado: cómo mejorar la planificación y reducir costes

En los últimos años, muchas empresas han visto cómo su presupuesto en Equipos de Protección Individual (EPI) se ha disparado. Factores como el aumento de precios, la mayor exigencia normativa y una gestión poco optimizada del inventario están elevando los costes más allá de lo previsto. Ante esta situación, es crucial pasar del enfoque reactivo al estratégico. En este artículo analizamos las causas más comunes del aumento de costes en EPI y, sobre todo, proponemos soluciones prácticas para mejorar la planificación, optimizar el consumo y reducir el gasto sin comprometer la seguridad.

¿Por qué está aumentando el gasto en EPI en sectores como el reciclaje?

En sectores con alta exigencia operativa como el reciclaje, la gestión del EPI se ha convertido en un auténtico reto. Uno de los motivos principales es el alto ritmo de desgaste de los equipos, especialmente en entornos donde los trabajadores están expuestos a materiales abrasivos, contaminantes o condiciones extremas. A esto se suma la mayor exigencia normativa y de auditoría en materia de seguridad laboral, que obliga a utilizar EPI más especializados, de mayor calidad y, por tanto, más costosos. En muchos casos, se incorporan nuevos elementos de protección en respuesta a inspecciones o actualizaciones legales.

Otra causa habitual es la falta de control sobre el uso y distribución del material. La ausencia de trazabilidad y planificación hace que se repongan equipos sin un criterio claro, generando sobreconsumo, desperdicio y, en algunos casos, mal uso o pérdidas. Por último, la falta de digitalización en la gestión de EPI dificulta la identificación de patrones de consumo, puntos críticos y oportunidades de optimización. A esto se suma la mayor exigencia normativa y de auditoría en materia de seguridad laboral, que obliga a utilizar EPI más especializados, de mayor calidad y, por tanto, más costosos. Según alerta la ASEPAL (Asociación de Empresas de Equipos de Protección Individual), esta tendencia se debe a una falta generalizada de planificación, estandarización y digitalización en la gestión de los EPI.

Errores comunes que disparan el coste de los EPI

Aunque el uso de EPI es imprescindible para garantizar la seguridad laboral, una gestión ineficiente puede convertir este deber en una fuente de gasto descontrolado. Muchas organizaciones, especialmente en sectores operativos intensivos, cometen errores que inflan el presupuesto sin aportar beneficios reales en protección o cumplimiento normativo. Vamos a detallar cuales son algunos de los más comunes:

Guantes de baja calidad

Uno de los casos más evidentes de cómo una mala elección de EPI puede disparar los costes es el uso de guantes de baja calidad. Aunque en un primer momento puedan parecer una opción económica, su durabilidad limitada suele traducirse en un mayor consumo a corto plazo. Los guantes de baja resistencia se desgastan o rompen con facilidad, especialmente en entornos exigentes como el reciclaje o la manipulación de materiales abrasivos. Además, los cambios constantes de guantes interrumpen la operativa, afectan la productividad y aumentan la probabilidad de accidentes por mal uso o deterioro no detectado a tiempo. Cuando se utilizan modelos genéricos o inadecuados, los equipos se degradan rápidamente o simplemente no ofrecen la protección necesaria, lo que incrementa el riesgo de accidentes y obliga a reemplazar el material con mayor frecuencia. Por ejemplo, unos guantes diseñados para residuos ligeros no resistirán el contacto con materiales cortantes o sustancias corrosivas. Lo mismo ocurre con calzado, mascarillas o gafas que no cumplen con las especificaciones requeridas para cada entorno.

Selección correcta de guantes según residuo

Compras urgentes o sin planificación

La falta de previsión en la adquisición de EPI es una de las principales causas de sobrecostes innecesarios en muchas organizaciones. Cuando no se realiza un seguimiento adecuado del stock o no se planifica la reposición con antelación, las compras suelen hacerse de forma reactiva, en situaciones de urgencia. Estas compras de último minuto suelen implicar costes logísticos más altos, como envíos exprés, pedidos mínimos no optimizados o recargos por gestión rápida. Además, en contextos de urgencia, es común priorizar la disponibilidad inmediata sobre la calidad o el precio, lo que lleva a adquirir productos más caros o menos adecuados. Por otra parte, esta dinámica impide negociar con proveedores condiciones más favorables, perder economías de escala y aumenta el riesgo de interrupciones en la operativa por falta de suministro.

Falta de estandarización entre operarios

Cuando cada operario utiliza modelos diferentes de EPI sin una política clara de estandarización, la gestión del material se vuelve más compleja y costosa. En primer lugar, la variedad de tallas, modelos y marcas dificulta el control del inventario, obliga a mantener un stock más amplio y fragmentado, y aumenta el riesgo de roturas de suministro para ciertos artículos específicos. Esto se traduce en compras más frecuentes, pedidos poco eficientes y mayores costes logísticos. Además, la falta de criterios comunes puede llevar a que algunos operarios usen equipos por encima de sus necesidades reales (más costosos o sobredimensionados), mientras que otros trabajan con protecciones inadecuadas. Estandarizar los EPI por puesto de trabajo, tipo de tarea o nivel de riesgo permite simplificar la gestión, optimizar las compras y asegurar un nivel de protección uniforme en toda la plantilla.

¿Cómo planificar mejor la inversión en equipos de protección?

Optimizar la inversión en EPI no significa recortar en seguridad, es comprar mejor, usar de forma más eficiente y evitar el despilfarro. Para sectores como el reciclaje, donde el consumo de equipos es constante y exigente, aplicar una estrategia basada en datos y buenas prácticas puede marcar la diferencia. Aquí te dejamos cuatro recomendaciones clave:

• Estudia el ciclo de uso real. No todos los guantes rinden igual. Haz un seguimiento del tiempo medio de vida útil por modelo y operario. Identifica cuáles resisten una jornada completa sin comprometer la seguridad. Esta información te ayudará a elegir productos que, aunque tengan un precio unitario mayor, te ofrezcan mejor rendimiento y ahorro a medio plazo.
• Elige materiales duraderos y específicos. No todos los residuos son iguales y los guantes tampoco deberían serlo. Si se manipulan residuos grasos o contaminados con hidrocarburos, el material debe resistir químicos agresivos, no solo líquidos. Apuesta por modelos con certificación EN374, buena ergonomía y resistencia al desgarro: son más seguros y duran más.
• Planifica el stock por campañas o rutas. Si tu actividad varía por rutas semanales o campañas estacionales, adapta la compra de EPI a ese ritmo operativo. Esto evita excesos o carencias innecesarias y reduce la dependencia de compras urgentes, que suelen salir más caras y menos eficientes.
• Forma a tu equipo. Una parte importante del desgaste prematuro viene del mal uso o almacenamiento incorrecto. Implementar un protocolo básico de uso, limpieza y guardado puede extender la vida útil de los guantes entre un 15% y un 20%. Desde entidades como FREMAP, Mutua colaboradora con la Seguridad Social, se insiste en la importancia de la formación como herramienta preventiva clave.

Caso real: Cómo una empresa redujo a la mitad su gasto en guantes

Una empresa dedicada a la recogida de aceite usado en cocinas industriales afrontaba un gasto desproporcionado en guantes. Cada operario consumía, de media, 30 pares de guantes al mes, debido al rápido desgaste provocado por la exposición constante a grasas, calor y residuos corrosivos. Tras detectar el problema, la empresa recurrió a un asesoramiento técnico para analizar el ciclo de uso real y las condiciones específicas del trabajo. Se identificó que los guantes utilizados no ofrecían la resistencia química adecuada, lo que provocaba rupturas frecuentes, incomodidad y una necesidad constante de reemplazo.

La solución pasó por sustituir el modelo anterior por uno más robusto, certificado EN374, con mejor resistencia a hidrocarburos y mayor ergonomía. Gracias a esta decisión, el consumo mensual cayó a 12 pares por operario, reduciendo el desgaste prematuro y mejorando la experiencia de uso. El resultado fue un ahorro directo de más de 3.000 euros anuales solo en guantes, sin comprometer la protección ni la comodidad del equipo. Además, al reducir la rotación de material, también se simplificó la gestión del stock y la logística interna. Este caso demuestra que una estrategia basada en elección adecuada del EPI, análisis del entorno y asesoramiento especializado puede traducirse en mejoras operativas, económicas y de seguridad.

Beneficios de una buena estrategia de EPI

Implementar una estrategia eficiente en la gestión de Equipos de Protección Individual (EPI) no solo reduce costes, también genera un impacto positivo en toda la operativa de la empresa.

Una estrategia de EPI basada en planificación, datos reales de uso y estandarización tiene un impacto directo sobre el control de costes. Evitar compras impulsivas, reducir el consumo por desgaste innecesario y seleccionar materiales más duraderos permite reducir significativamente el gasto mensual, sin poner en riesgo la seguridad. Pero el efecto positivo va más allá del ahorro: una gestión eficiente de los EPI mejora la operatividad de la empresa. Cuando los trabajadores tienen el equipo adecuado, en el momento oportuno y adaptado a su función, se reducen los paros por roturas, las interrupciones para reemplazo y las pérdidas de productividad. Además, se minimizan los errores logísticos y se optimizan los recursos en almacén, facilitando una cadena de suministro más fluida y previsible.

El otro gran beneficio de una buena estrategia de EPI es intangible, pero igual de importante, el efecto positivo sobre la seguridad real y la moral del equipo. Cuando los trabajadores reciben equipos adecuados, cómodos y confiables, perciben un mensaje claro: su bienestar importa. Esto aumenta el cumplimiento voluntario de las normas de seguridad, reduce la resistencia al uso de EPI y fortalece la cultura preventiva en la organización. Además, al involucrar al personal en la elección, uso y cuidado de los equipos, se fomenta un sentido de participación y compromiso. La formación adecuada y la estandarización también contribuyen a reducir accidentes y minimizar bajas por lesiones, lo que repercute directamente en la estabilidad operativa y el clima laboral.

¿Quieres reducir los gastos en EPI de tu empresa?

Si en tu empresa el gasto en EPI no deja de crecer y sientes que no tienes un control real sobre el consumo, es momento de actuar. Con una estrategia bien definida, basada en datos reales y decisiones técnicas, puedes reducir costes sin poner en riesgo la seguridad.

Desde la elección de materiales adecuados hasta la planificación del stock y la formación del personal, existen soluciones prácticas que ya están funcionando en empresas como la tuya. No se trata de gastar menos, sino de gastar mejor.